ARTÍCULO DE NUESTRO PARTNER | PERÚ, WILFREDO MURILLO

Ayer, mientras conversábamos en torno a un café, un nuevo cliente (socio de un estudio boutique), me expresó su preocupación: el año tan solo acaba de comenzar y ya le ha ocurrido lo mismo de siempre. Porque son muchas las exigencias de sus clientes para que todo lo del año anterior quede correctamente cerrado, así como la incorporación de los nuevos proyectos, su actividad docente, la vida familiar (tampoco puede descuidarse); en resumen, mi cliente se quejaba de un sinfín de asuntos por hacer, una lista absolutamente inacabable.

Observando su caso, este cliente viene realizando un uso metódico de su tiempo, descubrimos que lamentablemente el tiempo no es un recurso ilimitado para los abogados. Siempre nos faltan horas para realizar ese asunto tan importante que no puede quedar pendiente o sin hacer. Sobre todo si gestionas un estudio, que como sabes siempre ha de regirse por criterios idénticos a los de una empresa, debes planificar tu año.

Así se lo expliqué a mi cliente y ese mismo día empezamos a desarrollar una sesión de trabajo a partir de cinco preguntas que te invito a contestar si eres socio, gerente o administrador de una firma legal, si buscas organizarte o simplemente si eres un abogado con visión.

1.- ¿Tienes claros cuáles son tus objetivos como estudio? ¿Tus abogados y administrativos también lo tienen claro?

Aquí te recomiendo desarrollar los tres aspectos básicos de un negocio en el sector legal:

-Define qué tipo de servicios ofreces y a quién está dirigido.

-Escribe qué tipo de firma quieres llegar a ser.

-Traza tus objetivos generales para alcanzar lo que quieres llegar a ser.

2.- ¿Sabes y conoces bien con qué recursos económicos y humanos cuentas actualmente?

En este punto son importantes varios aspectos, pero comienza por lo básico:

-Número de clientes.

-Tipo de servicio que ofrezco y modalidad de facturación (fee mensual, fijo por asunto, por horas u otros).

-Cuando tengas todo lo anterior, arma una proyección de ingresos mensuales.

-Finalmente, introduce en tu proyección de ingresos los honorarios pendientes de facturar y tus cuentas por cobrar.

Asimismo, para ser un poco más acuciosos, y al tratarse de un factor vital en los estudios:

-Compón la estructura actual de tu firma.

-Define el perfil de abogado que necesitas.

-Delimita el perfil del personal administrativo que necesitas.

-Analiza si lo que requieres a nivel capital humano es aquello con lo que cuentas a día de hoy.

Podríamos adentrarnos en un mayor nivel de detalle, pero te sugiero empieces desarrollando estos elementos que considero indispensables para organizar tu firma.

3.- ¿Ya cuentas con una estrategia para este año? ¿Cuándo fue la última vez que realizaste un plan estratégico?

Solemos sumergirnos en el día a día sin dirección ni estrategia. Por eso, con frecuencia escucho (quizá tú también las has oído), las siguientes frases:

-“Me dedico a dar atención personalizada a mis clientes y no tengo tiempo”.

-“Yo creo que la planificación se da en el día a día”.

-“Hemos crecido a nuestra manera y no veo razón para hacer eso”.

Conozco a mis clientes y sé que dicen la verdad cuando manifiestan que les falta tiempo. Es un argumento razonable, lógico, ya que la principal función de un abogado y, en especial la de un socio, pasa por generar negocio y brindar un servicio de calidad al tiempo que se preocupa por la atención personalizada; pero hoy por hoy estas acciones no suponen una ventaja competitiva debido a que la mayoría de estudios ya las incluyen en su estándar de servicio. Por tanto, se vuelve crucial, en estos casos de escasez de tiempo, delegar la actividad de planificación estratégica en un gestor interno o en un outsorcing, cuando la estructura interna o el tamaño de la firma no justifique contratar a un administrador o gerente.

En este sentido, al iniciar tu planificación estratégica, desarrolla los siguientes puntos:

-Escribe tus objetivos a nivel de facturación, equipo, reconocimiento y servicio.

-Describe la demanda actual y las necesidades que crees que pueden tener tus clientes.

-De esas necesidades que aún no han sido atendido, explica cuáles puedes ofrecer a tus clientes basándote en tu experiencia y en la de tu equipo.

-Elabora un apartado para analizar a los estudios competidores (no más de cinco).

-Durante el punto anterior, analiza qué no están haciendo aún dichos estudios.

-Tomando en cuenta los puntos anteriores, describe qué puedes hacer tú diferente y, muy importante, cómo lo vas a hacer.

-Idea tu plan de acción.

-Traza las metas que vas a cumplir durante este año.

-Establece periodos de revisión del plan.

Por último, una vez plasmado todo lo anterior en un documento, cumple con los objetivos de tu plan de actividades, supervisa con frecuencia que uno a uno estos objetivos se estén cumpliendo y recuerda que, para que este tipo de planificación funcione, debes poner mucho ímpetu de tu parte.

4.- ¿Tienes avanzado un presupuesto para el 2017? ¿Cuándo fue la última vez que dirigiste tus finanzas basándote en el presupuesto?

Por mi experiencia puedo asegurarte que, en el último par de años, ocho de cada 10 estudios no han elaborado un presupuesto para el ejercicio en curso y los otros dos restantes directamente jamás lo han preparado. Sin embargo, estamos en febrero y aún puede ser un buen momento para que establezcas el presupuesto de tu firma para 2017.

Como sabes, el presupuesto será tu hoja de ruta. El documento para que no gastes más de lo que debes, para que planifiques cuánto debes proyectar como ingreso (siempre ha de coordinado con tu plan estratégico anual) y, finalmente, el presupuesto será la herramienta que te permita hacer un seguimiento efectivo y pormenorizado de la evolución de tu firma. Para ello, deberás tener en cuenta lo siguiente:

-Determina cuáles son tus gastos proyectados y, si resulta posible, sepáralos por áreas o tipo. Recuerda distinguir también entre tus gastos fijos y variables.

-Determina cuáles son tus ingresos proyectados. No seas demasiado optimista, toma en cuenta tu ingreso promedio de los dos últimos años y luego proyecta un porcentaje razonable de crecimiento.

-Trabaja siempre con flujo de caja.

-Haz los ajustes necesarios mes a mes, incluso semana a semana.

Finalmente, establece la siguiente regla: si no está presupuestado, no puede ejecutarse. Evidentemente, toda regla tiene sus excepciones, pero estas han deben ser analizadas y justificadas a fondo, aparte de aprobadas por una persona o comité responsables.

5.- ¿Hace cuánto tiempo hiciste una reunión de análisis de los resultados obtenidos en el año?

Sería lógico que esta última pregunta fuese la primera cuestión que debieras hacerte, ya que resultará vital para tu éxito en 2017 conocer qué resultados obtuvo tu firma en 2016, pero puede darse la situación de que no hayas tenido la posibilidad de realizar todo lo aconsejado en este artículo. Pues bien, ahora es el momento. Igual que reflexiona y valora un abogado al terminar un proceso jurídico, no olvides que el análisis de los resultados siempre nos permite saber qué hicimos bien y cómo podemos mejorar. En los servicios jurídicos, cuando armamos bien la estrategia, cumplimos con lo planificado, hacemos el seguimiento correspondiente y le otorgamos la prioridad que merece, solemos obtener el mejor resultado. Tu estudio ha de funcionar de igual forma

Tras las cinco preguntas, el cliente apuró su taza de café y se fue con actividades para poner en práctica. Mi consejo es que tú también hagas tuya esta sesión e intentes completarla. Y no dejes de leer mi próximo artículo, donde explicaré el siguiente paso para seguir avanzando en la gestión de tu firma de abogados.

Wilfredo Murillo
Socio Gericó Associates Perú